Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak hanya vital dalam perumusan tujuan organisasi, tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui kegiatan organisasi.

Komunikasi adalah alat pengalihan informasi dari akumunikator kepada komunikasi agar antara mereka dapat interaksi (Hasibuan, 2002:81).

Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok

Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu (Robbins, 2006:392):

a. Pengendalian

Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.
Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.

b. Motivasi

Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya.
Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar.

c. Pengungkapan emosi

Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

d. Informasi 

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1.     Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

o    Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

o    Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

o    Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

o    Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

o    Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2.     Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.     Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4.     Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

Cara Mengelola Komunikasi

            Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama : bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua : bagaimana menangani krisis komunikasi. Penjelasan dari hal tersebut disajikan berikut ini.

1.      Penanganan Pesan-pesan Rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut :

a.       Mengurangi Jumlah Pesan

Arus pesan dalam suatu organisasi yagn disampaikan secara lisan mampu tertulis perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer suatu organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta beberapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.

Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya dapat diselesaikan? Dapatkah sebuah pesan cukup disampaikan lewat telepon?  Dapatkah menjawab pertanyaan lewat memo? Berapa banyaj surat yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menghemat waktu dan uang.

b.      Intruksi yang jelas

Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan memberi instruksi.

Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena membutuhkan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga seharusnya tetap berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk memberikan umpan balik (feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.

c.       Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.

d.      Melatih Petugas

Seseorang yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaskan sesuatu dengan jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.

Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancer.

2.      Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.

Berikut ini adalah contoh beberapa kejadian yang menimpa suatu perusaan yang harus ditangani dengan seksama.

a.       Kasus Pertama

Perusahaan Jamu PT Utama Sehat memproduksi obat pegal linu dalam berbagai macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun kaplet. Seorang wanita dikabarkan meninggal dunia setelah minum obat pegal linu produksi perusahaan tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segerta melakukakan penyelidikan dan pemeriksaan di tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut mengandung campuran zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah beberapa lama, hasil pemeriksaan di  laboratorium menunjukan bahwa penyebab kematiannya adalah obat yang di produksi PT Utama Sehat. Melihat kejadian tersebut, bagaimana pendapat Anda?

b.      Kasus Kedua

Dalam beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa provinsi, ditemukan campuran zat-zat pengwet makanan yang berbahaya dalam makanan bayi, yang Anda produksi. Anda kemudian melakukan pengecekan ke beberapa daerah yang melaporkan hal tersebut, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup untuk mendukung klaim tersebut. Melalui perusahaan secara menyeluruh, tidak ditemukan masalah baik dibagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa berita tentang tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tersebut telah menyebar ke beberapa daerah. Melihat kondisi itum apa yang perlu dilakukan oleh perusahaan tersebut?

c.       Kasus Ketiga

Sebuah perusaah penghasil penyedap masakan didemo warga masyarakat yang ada di sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpendapat bahwa limbah pabrik tersebut menjadikan sawah-sawah milik para petani menjadi tidak subur lagi. Di samping itu, merek juga mengeluhkan bau limbah yang sangat mengganggu, bahkan ada di antara mereka yang mengalami pusing dan mual, dan terpaksa harus diopname di rumah sakit.

d.      Kasus Keempat

Sebuah industry penghasil tahu yang berlokasi di lingkungan pemukiman warga, belakangan ini menjadi bahan pembicaraan warga masyarakat. Mereka berpendapat bahwa aktivitas industi tahu di wilayah tersebut mengganggu warga di sekitarnya, karena limbah tahunya yang berbau tidak sedap dialirkan melalui saluran drainase warga setempat. Disamping itu, limbah tahu tersebut juga membuat saluran-saluran warga masyarakat sempat keruh dan kotor.

Perusahaan yang meghadapi masalah tersebut tentunya harus segera mengambil langkah-langkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra) perusahaan. Pada kasus pertama, perusahaan harus segera menarik semua prdouk yang telah menjadi penyebab kematian konsumennya. Kemudian, perusahaan perlu melakukakn koordinasi dan kerja sama dengan pihak-pihak yang terkait, seperti lembaga-lembaga pers, dinas pengawasan obat dan makanan, maupun kepolisian. Apabila dari hasil penelitian secara terpadu terbukti bahwa kesalahan bukan pada perusahaan Anda, Anda harus dengan segera menjelaskan kepada masyarakat dan perusahaan dapat memproduksi produk lama dengan ramuan yang baru (bebas dari zat-zat yang berbahaya) dengan tujuan meraih pangsa pasar produk lama.

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu peusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Berapa banyak biaya yang haruus dikeluarkan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang dilan krisis? Apabila suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yang terjadi, reputasi perusahaan akan menjadi pudar dan kerugian tidak dapt dihindarkan.

Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua hal falsafah dalam komunikasi yaitu (1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakan apa yang terjadi dan segera. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, seperti yang dialami perusahaan Amerika Johnson & Johnson dan Gerber.

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan mengangkir rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan para karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menagani setiap kasus adalah mengusahakan supaya pikiran Anda tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Pengeritan kalem atau tenang di sini jangan diartikan sebagai suatu tindakan diam seribu bahasa atau statis, tetapi tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran yang jernih dan tidak dalam emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberkan inspirasi untuk mempertinggi ras percaya diri.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dilakukan antara lain :

1.      Siapkan tim yang terampil/ cekatan dalam penanganan krisis.

2.      Usahakan agar manajemen puncak segera representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

3.      Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

4.      Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf

5.      Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

Daftar Pustaka :

·                     Hasibuan, Malayu. S.P. 2002. Manajemen Pasar. Pengertian dan Masalah, Jakarta : Gunung Agung. 

·                     Robbin, Stephen D. 2006. Perilaku Organisasi. Jilid Kesatu. Prenhalindo Persada. Jakarta.

·                     http://www.kajianpustaka.com/2013/09/pengertian-dan-fungsi-komunikasi-dalam.html

·                     https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/

·                     Djoko Purwanto, M.B.A. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta. Erlangga.